جلسات بازاریابی و استانداردهای آن

جلسات بازاریابی چیست؟

هرچه یک شرکت یا مجموعه بزرگ­‌تر باشد، حوزه‌­های کاری پیچیده‌­تر شده و فرآیندهای هماهنگی و برگزاری جلسات بازاریابی اهمیت بیشتری می­‌یابد. بازاریابی، در تمامی بخش‌­ها کاربردی است و باید به‌­طور منظم، جلساتی جهت انجام هماهنگی‌­های لازم، برگزار شود. این مقاله توضیح می‌دهد که هنگام اجرا و برگزاری یک جلسه بازاریابی چه مواردی باید در نظر گرفته شوند.

چه جلساتی در بازاریابی وجود دارند؟

بازاریابی به عنوان رابط بین شرکت و بازار دارای بینش‌­های مختلفی است که از یک سو باید با سازمان به اشتراک گذاشته شود و از سوی دیگر بازاریابی به اطلاعاتی در مورد محصولات، بازخورد مشتری، رفتار مشتری و اقدامات سایر حوزه­‌ها نیاز دارد. بایستی بتوانید آن­ها را در کار بگنجانید یا آن­ها را پیاده­‌سازی کنید.

یکپارچه­‌سازی دقیق فعالیت‌­های ارتباطی در همه حوزه­‌های شرکت، آن­ها را مؤثرتر می‌­کند. با این حال، شبکه‌­سازی به تلاش و هماهنگی زیادی نیاز دارد.

انواع جلسات بازاریابی

انواع جلسات بازاریابی زیر در اکثر بخش‌­های بازاریابی یافت می­‌شوند:

1- جلسات تیمی:

در بسیاری از شرکت‌­ها، جلسات مربوط به بازاریابی داخلی به صورت تیمی در هر هفته برای اطلاع­‌رسانی و مشارکت تیم در مورد موضوعات جاری برگزارمی‌شود

محتوای این دوره­‌های تیمی می‌­تواند شامل موارد زیر باشد:

• به­‌روزرسانی­‌ها و پیشرفت‌­های وضعیت عمومی
• اطلاعیه­‌ها و امور جاری
• هماهنگی‌­های داخل سازمانی

2- جلسات بازاریابی کاری مرتبط با پروژه

در جلسات بازاریابی مرتبط با پروژه، همه کارکنان یک پروژه، مانند برنامه‌­ریزی نمایشگاه تجاری، با هم ملاقات کرده و در مورد وضعیت و پیشرفت فعلی، تبادل اطلاعات می­‌کنند.

محتوای چنین جلساتی می‌­تواند شامل موارد زیر باشد:

• گزارش وضعیت/گزارش پروژه­‌ها
• شفاف­‌سازی نکات و سوالات پروژه‌­باز
• توزیع مسئولیت­‌ها و وظایف

3- جلسات بازاریابی استراتژی

توسعه بیشتر استراتژی‌­های شرکتی و بازاریابی، تمرکز ویژه جلسات بازاریابی استراتژی است. چنین جلساتی معمولاً در فواصل طولانی‌تری برگزار می‌شوند، برای مثال به عنوان بخشی از برنامه‌ریزی سالانه بازاریابی یا به عنوان مقدمه‌ای برای کمپین‌های بزرگتر یا پروژه‌های توسعه یافته­‌تر. جلسات استراتژی جلسات کاری خلاقانه‌­ای هستند و اغلب بین 4 تا 8 ساعت طول می­‌کشند.

محتوای چنین جلساتی می‌­تواند شامل موارد زیر باشد:

• بررسی استراتژی قبلی
• تعیین اقدامات برای توسعه بیشتر استراتژی‌­ها
• توسعه استراتژی­‌های جدید

4- کنفرانس­‌های سردبیران

جلسات بازاریابی آنلاین به خصوص در شبکه­‌های اجتماعی بایستی به­‌طور مرتب پر از محتوای هیجان‌­انگیز باشد. اینکه چه موضوعات، اخبار و مطالبی باید منتشر شود در کنفرانس‌­های تحریریه روشن می­‌شود. به دلیل سرعت زیاد و موضوعی بودن اطلاعات، چنین جلساتی تیم‌­های تحریریه در بسیاری از شرکت‌­ها به صورت هفتگی یا حتی روزانه ملاقات می­‌کنند.

محتوای چنین جلسات کاری می‌­تواند شامل موارد زیر باشد:

• هماهنگی برنامه‌­های اقدام و تحریریه
• تبادل حرفه‌­ای
• بحث در مورد موضوع و ایده­‌های فکری

5- گزارش

در بازاریابی، تجزیه­‌و­تحلیل‌­ها و ارزیابی‌­ها همیشه فقط به صورت دیجیتالی در دسترس نیستند (مثلاً در داشبورد یا از طریق ایمیل)، بلکه در جلسات شخصی نیز ارائه، ارزیابی و مورد بحث قرار می‌­گیرند. بسته به محتوا، این جلسات به صورت هفتگی، فصلی یا یک بار در سال به عنوان بخشی از برنامه‌­ریزی برگزار می­‌شوند.

محتوای چنین جلساتی می­‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• ارائه نظرسنجی‌­های جاری، ارقام و نتایج
• تفسیر داده‌ها
• تعیین دلایل کاهش یا شکست عملکرد
• استخراج اقدامات

6- هماهنگی با طرف­‌های خارجی

هماهنگی جلسات بازاریابی تنها در داخل شرکت ضروری نیست. ارائه­‌دهندگان و آژانس­‌های خدمات خارجی باید در جلسات پروژه مشارکت داشته باشند یا باید ارگان­‌های هماهنگی جداگانه ایجاد شوند.

محتوای چنین جلساتی می‌­تواند شامل موارد زیر باشد:

• برنامه‌­ریزی و بررسی جلسات با ارائه­‌دهندگان خدمات
• به­‌روزرسانی وضعیت
• ارائه و بحث در مورد طرح­‌ها و ایده‌­های جدید
• طوفان فکری مشترک
• گفتگوها و مذاکرات بازخورد

نحوه آماده­‌سازی جلسات چگونه است؟ 

به عنوان برگزارکننده جلسات بازاریابی، شما باید مسئولیت را برعهده بگیرید و از طریق آماده­‌سازی خوب و ساختارمند، اطمینان حاصل کنید که جلسات به ابزاری سریع و مؤثر برای انتقال دانش تبدیل می­‌شوند. وظایف و ملاحظات زیر بخشی از سازمان است:

نوع و مکان جلسه را تعیین کنید!

امروزه امکانات فنی بی‌­شماری برای برگزاری جلسات بازاریابی وجود دارد. بنابراین ابتدا مکانی که جلسه باید در آن برگزار شود را بررسی کنید:

• تلفنی یا ویدئو کنفرانس
• جلسه وب یا آنلاین؟
• چت؟ مکالمه ایمیلی؟
• ملاقات شخصی؟

یک مکان مناسب انتخاب کنید. البته، رزرو محل موردنظر به اندازه بررسی چیدمان اتاق، بخشی از آماده­‌سازی جلسات است. این نکات را هم هنگام انتخاب مکان و زمان جلسه بازاریابی در نظر بگیرید.

• دسترسی به کدام مکان برای همه شرکت­‌کنندگان آسان و سریع است؟
• آیا باید از اتاق جلسات داخلی استفاده کرد یا اتاق کنفرانس در هتل اجاره کرد؟
• آیا مکان موردنظر آرامش مناسبی را برای سازماندهی یک جلسه بازاریابی کارآمد ارائه می‌­دهد؟
• آیا اتاق در زمان موردنظر در دسترس است و به­‌طور قطعی رزرو شده است؟
• چه نوع میز و صندلی موردنظر و منطقی است؟
• آیا فناوری مناسب موجود است؟

پیشنهاد می‌کنیم مقالات زیر را نیز مطالعه کنید:

۲۵ سوالی که برای بازاریابی آماده‌تان می‌کند

تکنیک‌های بازاریابی حضوری و اینترنتی موفق