از میان بخشهای مختلف یک سازمان، منابع انسانی یکی از مهم‌ترین‌ها است. معمولاً بسیاری از افراد از دلایل اهمیت بخش منابع انسانی در پیشرفت و موفقیت سازمان بی‌اطلاع هستند. در واقع سازمان‌ها و مجموعه‌های بزرگ با راه‌اندازی بخش منابع انسانی در تلاش هستند تا نیروهای جدید را بر اساس اصول جذب و استخدام، انتخاب کنند.
از آنجاییکه منابع انسانی نیازمند دانش و تخصص است، به کارگیری این اصول بدون یادگیری و شرکت در کلاس‌های آموزش مدیریت منابع انسانی امکان‌پذیر نیست. ازاین‌رو بسیاری از افراد شاغل در این بخش با هدف به روزرسانی اطلاعات خود در دوره‌های منابع انسانی شرکت می‌کنند. در ادامه این مطلب قصد داریم به طور خلاصه به بررسی وظایف مدیر منابع انسانی بپردازیم.
مدیر منابع انسانی کیست؟
منابع انسانی یا همان Human resources (HR) بخش مهمی از یک کسب و کار است. زمانی که سازمان نیازمند استخدام نیرو در یکی از موقعیت‌های شغلی مجموعه باشد، بخش منابع انسانی وارد عمل شده و وظیفه غربالگری، استخدام و آموزش متقاضیان را برعهده می‌گیرد. در واقع بخش منابع انسانی در زمینه افزایش کیفیت خروجی کارکنان و کمک به تحقق اهداف سازمان نقش کلیدی را ایفا می‌کند.
به عبارت ساده‌تر، بخش منابع انسانی (HR) گروهی است که مسئولیت مدیریت چرخه زندگی کارکنان (یعنی جذب، استخدام، آموزش و اخراج کارکنان) و مدیریت مزایای متعلق به کارکنان را بر عهده دارد. ترویج و گسترش ارزش‌های سازمانی و شکل
دادن به یک فرهنگ مثبت در میان کارکنان یکی از مهم‌ترین وظایف کاری مدیر منابع انسانی است.
وظایف مدیر منابع انسانی چیست؟
مدیر منابع انسانی بالاترین فرد در بخش منابع انسانی یک سازمان است. مدیر این بخش استراتژی کلی مجموعه منابع انسانی را مشخص می‌کند. بخش منابع انسانی در مسائل مختلف از روابط کارکنان گرفته تا حقوق و مزایای آنها و بسیاری موارد دیگر دخالت داشته و از این طریق کمک می‌کند تا سازمان به خوبی در جهت اهداف خود حرکت کند.
همانطور که انتظار می‌رود مدیر منابع انسانی در رأس این مجموعه قرار می‌گیرد. اهمیت این بخش سبب شده تا آموزش و توسعه منابع انسانی همواره به عنوان یکی از ارکان اصلی در پیشرفت یک مجموعه در نظر گرفته شود. در ادامه به معرفی و بررسی وظایف مدیر منابع انسانی می‌پردازیم.
انجام مراحل جذب نیروی جدید
در وهله اول مدیر منابع انسانی باید درک درست و کاملی از نیازهای سازمان داشته باشد. چراکه لازم است در هنگام جذب و غربالگری نیروهای جدید این نیازها در نظر گرفته شده و برای رفع آنها تلاش شود. فرایند جذب نیرو به سادگی چاپ یک آگهی استخدام نیست. مدیر منابع انسانی باید بتواند بازار را به خوبی آنالیز کرده و در کنار مشورت با سهام‌داران مجموعه، بودجه را مدیریت کند.
در مرحله بعدی مدیر منابع انسانی از میان افرادی که رزومه ارسال کرده‌اند، غربالگری انجام داده و مناسب‌ترین کاندیدا را برای مصاحبه حضوری و انجام مراحل بعدی انتخاب می‌کند. استخدام نیروی جدید یک فرانید پیچیده و پرهزینه است. استخدام یک نیروی مناسب می‌تواند کل یک سازمان را تقویت و احیا کند و یا برعکس می‌تواند در بلند مدت بر روند فعالیت سازمان اثرات منفی داشته باشد.
استخدام نیروی مناسب
یکی دیگر از مسئولیت‌های بخش منابع انسانی هماهنگی مصاحبه‌های حضوری و انتخاب مناسب‌ترین گزینه است. همچنین پس از انتخاب گزینه مناسب انجام تمام مراحل اداری و دریافت مدارک لازم جهت استخدام فرد در این بخش انجام می‌شود. با وجود اینکه تمام کارکنان این بخش با گذراندن دوره آموزش منابع انسانی در سازمان با تمام مراحل آشنا هستند، اما با این حال مدیر منابع انسانی با قرار داشتن در رأس این مجموعه بر درستی انجام این مراحل نظارت می‌کند.
- انجام پروسه پرداخت حقوق و مزایای کارکنان سازمان
بخش منابع انسانی با در نظر گرفتن منابع مالی سازمان حقوق و مزایای کارکنان بخشهای مختلف را تعیین می‌کند. در نهایت با در نظر گرفتن مجموع ساعات کاری، کسر مالیات و مزایای مربوطه، حقوق ماهانه کارمندان در بخش منابع انسانی مشخص می‌شود.
انجام اقدامات انضباطی در منابع انسانی
یکی دیگر از وظایف مدیر منابع انسانی انجام اقدامات انضباطی در سطح سازمان است. این موضوع سبب شده تا حدود زیادی بخش منابع انسانی در میان کارکنان شهرت بدی پیدا کند. انجام اقدامات انضباطی یکی از وظایف حساس مدیر منابع انسانی به شمار می‌آید. چراکه هدایت اشتباه و اجرای نامناسب اقدامات انضباطی می‌تواند منجر به از دست دادن یک کارمند ارزشمند شود. اما در مقابل برخورد مناسب منابع انسانی با کارکنان سازمان، می‌تواند در موفقیت یک کارمند تأثیر مثبتی داشته باشد.
به عنوان مثال، فرض کنید یکی از کارمندان مجموعه حتی پس از دریافت چند اخطار، اکثر روزهای هفته را دیرتر از زمان مشخص شده به محل کار مراجعه کند. در این شرایط بخش منابع انسانی می‌تواند وارد عمل شده و علت دیرکرد کارمند مذکور را بررسی کند. ممکن است در شرایط این‌چنینی بخش منابع انسانی مجموعه به‌جای انتخاب مراحل پرهزینه اخراج کارمند و استخدام نیروی جدید، در راستای انجام اقدامات انضباطی با ارائه جلسه مشاوره مشکل را حل کند. از سوی دیگر ممکن است در شرایطی اخراج کارمند بی‌انضباط گزینه مناسب‌تری باشد. آنالیز شرایط موجود و انتخاب بهترین راه برای حل مشکلات پیش آمده، یکی از مهم‌ترین وظایف مدیر منابع انسانی است. این موضوع سبب افزایش انسجام رابطه بین کارکنان و مدیران و سلامت کلی سازمان خواهد شد.
به روزرسانی سیاست‌ها
اصولاً با شروع سال جدید به دلیل تغییر وضعیت بازار کار، سیاست‌های سازمان نیز بررسی و در صورت لزوم به روز رسانی می‌شوند. به‌روزرسانی رسمی خط‌مشی‌ها و پیشنهاد ایجاد تغییرات در خط‌مشی‌‌هایی که دیگر کمکی به اهداف سازمان نمی‌کنند، یکی از وظایف بخش منابع انسانی سازمان است. به عنوان مثال اگر لازم باشد یکی از سیاست‌های سازمان به عنوان واکنشی به یک رویداد خاص به روز شود؛ باید نظر مدیر منابع انسانی در اخذ تصمیم نهایی در این خصوص در نظر گرفته شده و با این بخش مشورت شود.
ثبت و نگهداری سوابق کارکنان سازمان
از نظر قانونی ثبت سوابق کارکنان در بخش منابع مالی ضروری است. ثبت و نگهداری سوابق کارکنان به مدیران سازمان و منابع انسانی کمک می‌کند تا نیازهای مهارتی مجموعه را شناسایی کنند. شناسایی مهارت‌های مورد نیاز در موقعیت‌های شغلی مختلف در سازمان، به فرایند استخدام و تجزیه و تحلیل داده‌های جمعیت شناختی، کمک می‌کند.
همچنین سوابق نگهداری شده در بخش منابع انسانی حاوی اطلاعات شخصی و مخاطب‌های اضطراری هر کارمند هستند. منظور از مخاطب‌های اضطراری افرادی نزدیکی به کارمندان هستند که می‌توان در شرایط خاص و اورژانسی پیش آمده در ارتباط با کارمندان می‌توان با آنها تماس گرفت.
آنالیز مزایای رقابتی سایر شرکت‌های مشابه
در هنگام جذب نیروی جدید و استخدام برترین استعدادها رقابت میان شرکت‌های مشابه بسیار تنگاتنگ است. اگر مجموعه شما نسبت به سایر شرکت‌های مشابه مزایای رقابتی بهتری داشته باشد، احتمال استخدام افراد برتر بیشتر خواهد شد. ازاین‌رو یکی دیگر از اصلی‌ترین وظایف مدیر منابع انسانی و به طور کلی بخش منابع انسانی، بررسی و زیر نظر گرفتن شرایط و مزایای سایر شرکت‌های مشابه است.
همچنین سایر وظایف مدیر منابع انسانی عبارت‌اند از:
- ایجاد و پرورش یک محیط کاری مثبت
- مدیریت و نظارت بر یک سیستم ارزیابی بر عملکرد کارکنان
- ارزیابی نیازهای آموزشی سازمان
- اعمال و نظارت بر اجرای برنامه‌های آموزشی مورد نیاز
- نظارت بر انجام قانونی تمام وظایف مرتبط با بخش منابع انسانی
- توسعه و نظارت بر استراتژی‌ها، سیستم‌ها، تاکتیک‌ها و رویه‌های کلی منابع انسانی در سراسر سازمان
- پشتیبانی از نیازهای فعلی و آینده سازمان از طریق توسعه، افزایش نرخ مشارکت و انگیزه کارکنان و در نهایت حفظ سرمایه انسانی سازمان
- رسیدگی به خواسته‌ها و نارضایتی‌های کارکنان مجموعه
- ارائه گزارشات به مدیریت کل سازمان
- شرکت در تصمیم‌گیری‌های سازمانی بر اساس پارامترهای منابع انسانی
مدیر منابع انسانی چه مهارت‌هایی باید داشته باشد؟
یک مدیر منابع انسانی برای انجام تمام وظایف مذکور در قسمت قبل باید از الزامات، ویژگی‌ها و مهارت‌های مرتبطی برخوردار باشد. این مهارت‌ها و الزامات عبارت‌اند از:
- تجربه کاری مفید و سابقه کاری در سمت های میانی مرتبط
- رهبری ارتباط محور
- توانایی طراحی استراتژی
- داشتن مهارت گوش دادن فعال، مذاکره و ارائه مطلب
- داشتن مهارت‌های ارتباط زبانی و نوشتاری
- مهارت در برنامه‌های کامپیوتری مرتبط
- مهارت مدیریت مؤثر روابط بین‌فردی در تمام سطوح شرکت
- دانش عمیق قانون کار و بهترین شیوه‌های منابع انسانی
- آشنایی کامل با اصول جذب و استخدام
- تجربه کار با سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) مانند Workday، Zoho People، Cloud HR، SmartRecruiters
- توانایی ایجاد تنوع فرهنگی، فراگیری، همکاری و کار تیمی در مجموعه
- تجربه و مهارت در خصوص آنالیز داده‌ها
نتیجه‌گیری
مدیر منابع انسانی با وظایف بسیار مهم و پیچیده خود یکی از مهم‌ترین نقش‌ها در یک سازمان و کسب و کار ایفا می‌کند. بی‌شک موفقیت در این جایگاه شغلی نیازمند کسب مهارت‌های به روز، آموزش و یادگیری مستمر است. با مشخص شدن اهمیت این موضوع در سال‌های اخیر ثبت نام دوره جذب و استخدام و همچنین شرکت در دوره مجازی جذب و استخدام در میان مدیران و کارکنان بخش منابع انسانی بسیار پرطرفدار شده است.
