صرف نظر از بزرگی مجموعه و اهمیت کسب و کار، قلب یک سازمان کارکنان شاغل آن هستند. در واقع بدون حضور افراد در هر منصب و جایگاهی، کسب و کار نمی‌تواند به اهداف و برنامه‌های خود دست پیدا کند. از طرفی فرایند جذب و استخدام و شناسایی و استخدام افراد مستعد و مناسب یک جایگاه شغلی نیز بخشی از این پروسه است. اینجاست که اهمیت آموزش استخدام و جذب نیرو بیش از پیش مشخص می‌شود. اساساً پشت هر سازمان و مجموعه موفقی افرادی هستند که با به‌کارگیری اصول جذب و استخدام به شرکت کمک می‌کنند تا به‌درستی افراد با استعداد شناسایی و استخدام شوند.
معمولاً در نگاه اول شناسایی و استخدام افراد مناسب ساده به نظر می‌رسد، اما در اصل این موضوع پیچیدگی‌های خاص خود را داشته و به دانش مرتبط نیاز دارد. با این تفاسیر این سؤال مطرح می‌شود که چگونه نیرو استخدام کنیم؟ خوشبختانه سازمان‌ها می‌توانند با شرکت در دوره‌های آموزش جذب و استخدام نیروی انسانی مجموعه خود را به درستی انتخاب کرده و با سرعت بیشتری به اهداف سازمانی خود نزدیک شوند. در ادامه این مطلب قصد داریم به صورت کوتاه به آموزش استخدام نیرو و بررسی اهمیت آموزش و توسعه منابع انسانی بپردازیم.
تعریف جذب و استخدام نیرو
در یک تعریف ساده، جذب نیرو شامل فرایند شناسایی، مصاحبه و استخدام کارکنان مشاغل مختلف است. اما در اصل استخدام نیرو به این سادگی‌ها نبوده و با چالش‌هایی همراه است. چراکه بسته به نیاز، شرایط و منابع مجموعه، استخدام نیرو می‌تواند در اشکال مختلفی انجام شود. در سازمان‌ها و شرکت‌های کوچک تا متوسط، معمولاً مدیری که مستقیماً بر کار کارمند جدید نظارت خواهد کرد، مسئولیت استخدام نیروی جدید را برعهده می‌گیرد. اما در سازمان‌های بزرگ، این کار در بخش منابع انسانی انجام می‌شود. این موضوع اهمیت آموزش منابع انسانی در سازمان را به خوبی نشان می‌دهد.
برخی از شرکت‌های بزرگ با برون سپاری فرایند استخدام و جذب نیرو، از آژانس‌های تخصصی برای استخدام کارمند جدید استفاده می‌کنند. به طور کلی صرف نظر از بزرگی و شهرت یک مجموعه، می‌توان گفت همواره هدف اصلی تمام سازمان‌ها استخدام افراد مستعد و مسئولیت‌پذیر است.
بررسی گام به گام فرایند جذب و استخدام نیرو
اکنون که با مفهوم جذب و استخدام نیروی جدید آشنا شدیم، بد نیست فرایند جذب و استخدام را نیز بررسی کنیم. البته باید توجه داشته باشیم که شرکت در دوره آموزش استخدام منابع انسانی موسسه ثروت آفرینان اطلاعات کامل‌تری را در اختیار شما قرار داده خواهد شد.
مراحل جذب و استخدام نیروی جدید عبارت است از:
مشخص کردن نیاز شرکت در جذب نیرو
در اولین مرحله لازم است کارکنان منابع انسانی و مدیران استخدام، موقعیت خالی موجود در سازمان را به درستی شناسایی کنند. سپس با توجه به موقعیت موجود در مجموعه، باید مهارت‌ها و صلاحیت‌های مورد نیاز برای این موقعیت را شناسایی کنند. در آخر نیز بر اساس مهارت‌های مورد نیاز مناسب‌ترین فرد مستعد را شناسایی خواهند کرد.
نوشتن خلاصه‌ای از مسئولیت‌ها، صلاحیت‌ها و مهارت‌های مورد نیاز
در مرحله دوم کارکنان منابع انسانی و مدیران استخدام باید مسئولیت‌های موقعیت شغلی مدنظر را مشخص کرده و سپس بر اساس مسئولیت‌های مرتبط با این جایگاه شغلی، لیستی از مهارت‌ها، سطح تجربه و صلاحیت‌های مورد نیاز کاندیدای ایده آل تهیه کنند. انجام دقیق این مرحله کمک می‌کند تا شرکت بتواند مناسب‌ترین فرد را برای جایگاه شغلی مدنظر، گزینش و انتخاب کند.
ارسال آگهی استخدام برای افراد بالقوه
در مرحله سوم این امکان وجود دارد تا با قرار دادن آگهی استخدام در سایت‌ها، شبکه‌های اجتماعی و پلتفرم‌های مرتبط افراد مستعد با مهارت‌های مرتبط را شناسایی کنید. نوشتن متن مناسب برای آگهی شغلی می‌تواند تأثیر بسیار بالایی در جذب کاندیدای مناسب داشته باشد.
برقراری ارتباط و دعوت مستقیم از افراد مستعد
در این مرحله، کارکنان منابع انسانی می‌توانند با بررسی و انجام تحقیقات گسترده، کاندیدای مناسب موقعیت شغلی مدنظر را شناسایی کرده و آنها را برای ارسال رزومه تشویق کنند.
بررسی رزومه افراد مستعد
پس از دریافت رزومه افراد متقاضی، در این مرحله نوبت به بررسی رزومه‌های دریافتی توسط کارکنان منابع انسانی می‌رسد. ممکن است این کار کمی زمان‌بر باشد، اما از آنجایی که این افراد از قبل با اصول جذب و استخدام نیرو آشنا هستند، می‌توانند به سرعت موارد مهم را از رزومه افراد استخراج کرده و مهارت‌های متقاضی را با موقعیت شغلی مدنظر مطابقت دهند.
انجام مصاحبه حضوری
پس از آنکه مرحله جمع‌آوری و بررسی رزومه متقاضیان به پایان رسید، نوبت به مصاحبه حضوری می‌رسد. به این ترتیب افرادی که در مرحله قبلی رزومه قوی و مناسبی داشتند برای حضور در مجموعه دعوت شده و توسط افراد باتجربه منابع انسانی با آنها مصاحبه می‌شود. تعداد دفعات مصاحبه ممکن است بسته به قوانین سازمان و جایگاه شغلی مدنظر متفاوت باشد. ممکن است ارزیابی‌ها و بررسی‌های مرجع نیز در این مرحله انجام می‌شوند.
تماس با کارجو برای اعلام نتیجه مصاحبه
پس از آنکه از میان تمام مصاحبه‌های انجام شده یک فرد نهایی انتخاب می‌شود. بهتر است در این مرحله با سایر افراد انتخاب نشده تماس گرفته و موقعیت را به آنها توضیح دهید. چراکه هر فردی سزاوار دریافت پاسخ حتی پاسخ منفی است. در نهایت اطلاع‌رسانی به متقاضیان رد شده می‌تواند تأثیر مثبتی بر شهرت شرکت شما بگذارد.
استخدام و شروع به همکاری
در نهایت پس از آنکه توافق دوجانبه میان شرکت و کاندید مناسب جایگاه شغلی مجموعه صورت گرفت، مراحل اداری استخدام شروع شده و مسئولیت‌ها به فرد انتخاب شده محول خواهد شد. این آخرین مرحله از فرایند جذب و استخدام است.
شاخص‌های منابع انسانی چیست؟
اصولاً در کنار سنجش رویکردهای کیفی، سازمان با هدف ارزیابی و بررسی کمی وضعیت منابع انسانی مجموعه از شاخص‌های منابع انسانی استفاده می‌کند. در واقع با تعیین متغیرهای کمی در خصوص منابع انسانی، می‌توان همواره این شاخص‌ها را زیر نظر گرفته و مورد بررسی قرار داد. ازاین‌رو شاخص‌های منابع انسانی در زمینه‌های مختلف ایجاد شده و مورد استفاده کارکنان قرار می‌گیرد.
- شاخص منابع انسانی در زمینه فرهنگ
- شاخص منابع انسانی در زمینه جبران خدمات کارکنان
- شاخص منابع انسانی در زمینه عملکرد کارمندان
به این ترتیب این امکان وجود دارد تا با استفاده از شاخص‌های منابع انسانی بتوان نقش گروه منابع انسانی یک مجموعه را در چگونگی رسیدن به اهداف اصلی سازمان بررسی کرد. در واقع مدیران سازمان جهت پاسخ به این سؤال که “چطور منابع انسانی می‌توانند در موقعیت مجموعه سهیم باشند”، از این معیارهای قابل اندازه‌گیری استفاده می‌کنند.
در نهایت با آنالیز و تحلیل این شاخص‌ها می‌توان به میزان موفقیت تیم منابع انسانی در اجرای استراتژی‌های کارآمد مجموعه پی برد. آشنایی با این شاخص‌ها و نحوه اندازه‌گیری هر یک از آنها در دوره آموزش و توسعه منابع انسانی به طور دقیق و علمی بررسی می‌شود.
بررسی تکنیک‌های مصاحبه حضوری
در بخش مهمی از پروسه آموزش استخدام، به بررسی تکنیک‌های مصاحبه حضوری شما با کاندیدای مورد نظر پرداخته می‌شود. همان‌طور که کارکنان منابع انسانی در طی یک جلسه مصاحبه در مورد استخدام فرد، تمام نکات مهم را زیر نظر می‌گیرند، کاندیدای بالقوه نیز طی این جلسه مورد همکاری یا عدم همکاری با مجموعه شما تصمیم‌گیری می‌کند. در نتیجه طی یک فرصت کوتاه مصاحبه حضوری، علاوه بر اینکه باید اطلاعات مهمی را در مورد مهارت‌ها، تجربه و شخصیت مصاحبه‌شونده به دست آورید، لازم است تأثیر خوبی بر روی فرد مصاحبه‌شونده نیز داشته باشید. در ادامه به بررسی تعدادی از مهم‌ترین تکنیک‌های مصاحبه حضوری می‌پردازیم.
سؤالاتی را که به طور مستقیم با مسئولیت‌های موقعیت شغلی مدنظر مرتبط هستند، لیست کنید
قبل از هر چیزی در فرایند جذب و استخدام باید لیستی از مسئولیت‌های کلیدی مرتبط با موقعیت شغلی مدنظر، تهیه کنید. سپس سؤالاتی که با مسئولیت‌های مشخص شده مرتبط هستند را لیست کنید. نهایتاً در جلسه مصاحبه، این سؤالات به صورت دقیق با کاندیدای مدنظر مطرح کنید. اگر فرصت کافی داشته باشید بهتر است جهت به دست آوردن اطلاعات دقیق در مورد موقعیت شغلی مدنظر، با کارمندانی که به صورت روزانه با این موقعیت شغلی در ارتباط هستند، مشورت کنید.
از کاندید مدنظر سؤالات روانشناسی بپرسید
به‌کارگیری این گروه از سؤالات به شما کمک می‌کند تا پتانسیل کاندیدا را برای دستیابی به موقعیت شغلی مدنظر به خوبی ارزیابی کنید. در لیست سوالات روانشناسی مصاحبه که آماده می‌کنید در مورد نحوه عملکرد فرد در وضعیت خاصی که در گذشته اتفاق افتاده، سؤال کنید. می‌توانید این سؤالات را با جمله “در مورد زمانی که ……. بیشتر توضیح بده” شروع کنید. می‌توانید از این طریق در خصوص موفقیت‌های گذشته فرد سؤالات بیشتری بپرسید.
رزومه کاندیدا را قبل از شروع مصاحبه بررسی کنید
ممکن است این نکته بدیهی به نظر برسد، اما متأسفانه برخی کارکنان منابع انسانی این موضوع را ندیده می‌گیرند. چراکه بررسی رزومه و آماده کردن سؤالات مرتبط با آن به کاندیدا این اطمینان را می‌دهد که شما برای بررسی رزومه و انجام یک مصاحبه کارآمد وقت گذاشته‌اید. در نتیجه این موضوع نه‌تنها در حفظ زمان به شما کمک می‌کند، بلکه مانع مطرح کردن سؤالات غیرمرتبط نیز می‌شود.
ساختار و روند مصاحبه را به کاندیدا اعلام کنید
قبل از شروع مصاحبه، در خصوص ساختار و روند مصاحبه با شخص صبحت کنید. سپس در خصوص سازمان و وظایف موقعیت شغلی مدنظر، یک توضیح کوتاه و مفید ارائه دهید. سپس اعلام کنید که قصد مطرح کردن سؤالات مرتبط با این موقعیت شغلی را دارید. همچنین به وی این امکان را بدهید تا در صورت لزوم بتواند سؤالات خود را مطرح کند. مشخص کردن روند مصاحبه به هر دو سمت کمک می‌کند تا در این فرصت کوتاه بتوانند به طور کامل به سؤالات مصاحبه متمرکز شوند.
در پروسه مصاحبه زیاد صحبت نکنید
مدیر استخدام و کارکنان منابع انسانی، تنها باید 30 درصد از کل مدت زمان مصاحبه را صحبت کرده باشند. جملات کوتاه مصاحبه‌کننده باعث می‌شود تا کاندیدا فرصت کافی برای توضیح و توصیف مهارت‌ها، استعداد و تجربه شغلی خود داشته باشد. سعی کنید در این فرصت زمانی تمام سؤالاتی که از قبل آماده کرده‌اید را مطرح کنید.
اخلاق حرفه‌ای را در طول جلسه رعایت کنید
حتماً در زمان مقرر برای انجام مصاحبه حاضر شوید. در طول جلسه با یک نوشیدنی ساده از مصاحبه‌شونده پذیرایی کنید. بهتر است در پایان مصاحبه با تور کوتاه بخش‌های مختلف دفتر را به وی نشان داده و این فرصت را به شخص بدهید تا بتواند تعامل کوتاهی با سایر کارمندان مجموعه داشته باشد.
مراقب سیگنال‌های غیرکلامی خود باشید
در یک جلسه مصاحبه شغلی همچنان که شما به عنوان مصاحبه‌کننده به پوشش مناسب کاندیدا توجه کرده و به دنبال ارتباط چشمی با وی هستید، به‌تبع مصاحبه‌شونده نیز سیگنال‌های غیرکلامی شما را زیر نظر دارد. دقت داشته باشید که با یک تناژ مناسب و حرفه‌ای صحبت کنید. اهداف کلی سازمان و وظایف جایگاه شغلی مدنظر را به وضوح بیان کنید. به طور کلی از آنجاییکه شما به نمایندگی از سازمان با افراد مصاحبه می‌کنید، باید کاملاً مراقب رفتار و منش خود باشید.
در کنار اخلاق حرفه‌ای از صمیمت بیش از حد خودداری کنید
در طول یک مصاحبه شغلی باید تمام سؤالات مطرح شده در با موقعیت شغلی مدنظر شما مرتبط باشد. اگر مصاحبه از روند اصلی خود خارج شود این ریسک وجود دارد تا توانایی‌ها، مهارت و تجربه فرد نادیده گرفته شده و فرد لایق انتخاب نشود.
نتیجه را از طریق ایمیل یا تلفن به کاندیدا اطلاع دهید
لازم است نتیجه مصاحبه با شخص از طریق یک راه ارتباطی همچون ایمیل یا تلفن اطلاع‌رسانی شود. حتی اگر کاندیدا مناسب موقعیت شغلی مدنظر شما نباشید این حق را دارد تا از نتیجه مصاحبه اطلاع پیدا کند. در اکثر سازمان‌های حرفه‌ای این مرحله مهم اجرا می‌شود.
نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان در فرایند جذب و استخدام
ارزیابی عملکرد کارکنان یک مجموعه با هدف ارتقا و دستیابی سریع به اهداف سازمان و همچنین رشد و بهبود عملکرد نیروها انجام می‌شود. در این سیستم عملکرد کارکنان از جهات مختلف همچون نحوه انجام وظیفه، سطح پتانسیل کارکنان، انگیزه و توانایی آنها مورد بررسی ارزیابی قرار می‌گیرد. سازمان‌ها می‌توانند جهت ارزیابی عملکرد کارکنان خود شاخص‌های قابل اندازه‌گیری را تدوین کرده و از آنها در فرم ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده کنند. بهتر است قبل از تعیین شاخص‌های عملکرد کارکنان، ارزش‌های سازمانی خود را مشخص کرده و سپس شرح وظایف هر یک از موقعیت‌های شغلی را بنویسید. به عنوان مثال در ارزیابی عملکرد کارکنان می‌توانید از شاخص‌های عملکردی زیر استفاده کنید:
- ارزیابی توانایی اجرایی فرد
- کیفیت انجام وظایف شغلی
- خلاقیت فرد در حل مسائل
- نظر همکاران در مورد فرد
- بازخورد مشتریان در خصوص رفتار و نحوه ارائه خدمت
نتیجه‌گیری
استخدام و جذب نیروی جدید و شایسته نیازمند دانش لازم در زمینه مدیریت منابع انسانی است. هر یک از مراحل استخدام از آگهی شغل گرفته تا مصاحبه و انتخاب کاندیدای مناسب تکنیک‌هایی دارد که اجرای آنها بدون یادگیری و آموزش امکان‌پذیر نیست. ازاین‌رو شرکت در دوره آموزش منابع انسانی می‌تواند به شما در جذب نیروی مستعد کمک کند.
